La suspension du contrat de travail d’un salarié, pour maladie, activité partielle, congé maternité ou tout autre motif, soulève une question essentielle pour l’employeur : faut-il continuer à lui faire bénéficier de la mutuelle et de la prévoyance de l’entreprise ? Depuis une réglementation pérennisée en 2021, la réponse est souvent oui, et le non-respect de cette obligation expose l’entreprise à un redressement URSSAF. Pour vous aider à y voir clair, MIA Assurances fait le point sur les règles applicables, les cas concernés et les démarches à accomplir pour rester en conformité.
Qu’est-ce que la suspension du contrat de travail ?
Les entreprises recourent à la suspension du contrat de travail dans de nombreuses situations. Celle-ci peut intervenir à l’initiative de l’employeur (activité partielle en cas de baisse d’activité, par exemple) ou à la demande du salarié (congé sabbatique, congé sans solde, congé parental). Elle peut aussi résulter d’un événement subi : arrêt maladie, accident du travail, congé maternité ou paternité.
Pendant cette période, le contrat n’est pas rompu : il est simplement « mis en pause ». Le salarié reste inscrit à l’effectif de l’entreprise, ce qui pose précisément la question du maintien de sa protection sociale complémentaire, sa couverture santé et prévoyance.
Une obligation issue de la crise sanitaire, désormais pérenne
La crise du Covid-19 et le recours massif à l’activité partielle ont conduit le législateur à intervenir. La loi du 17 juin 2020 a d’abord imposé, à titre temporaire, le maintien des garanties santé et prévoyance pour les salariés en activité partielle indemnisée.
Ces dispositions, d’abord provisoires, ont ensuite été pérennisées et étendues par l’instruction interministérielle DSS/3C/5B/2021/127 du 17 juin 2021, dont les règles ont depuis été reprises dans le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS). Ce qui n’était au départ qu’une mesure d’urgence est ainsi devenu une obligation durable, applicable à l’ensemble des suspensions de contrat indemnisées.
Dans quels cas le maintien est-il obligatoire ?
Le principe est clair : lorsque la suspension du contrat de travail donne lieu au versement d’un revenu de remplacement, le maintien des garanties santé et prévoyance est obligatoire. Concrètement, vous devez maintenir la couverture de vos collaborateurs (et de leurs ayants droit) lorsque :
- le contrat de travail du salarié est suspendu ;
- le salaire est maintenu, totalement ou partiellement ;
- vous financez, au moins en partie, des indemnités journalières complémentaires ;
- vous versez un revenu de remplacement (activité partielle, activité partielle de longue durée, congé de reclassement, congé de mobilité).
Sont donc visées, au premier chef, les suspensions liées à la maladie, à un accident, à la maternité ou à la paternité, dès lors qu’elles sont indemnisées. Pendant cette période, les modalités de financement restent inchangées : employeur et salarié continuent de verser leur part de cotisation respective.
Le cas des suspensions non indemnisées
À l’inverse, lorsque la suspension du contrat de travail n’est pas indemnisée par l’employeur, le maintien des garanties n’est pas obligatoire. C’est le cas, par exemple, d’un congé sans solde, d’un congé sabbatique ou d’un congé pour création d’entreprise.
L’employeur reste alors libre de choisir : il peut décider de maintenir les garanties, ou non, sans que le caractère collectif du régime soit remis en cause. S’il opte pour le maintien, cette possibilité doit être expressément prévue dans l’acte fondateur du régime, en précisant les modalités de prise en charge de la cotisation.
Pourquoi est-ce un enjeu majeur pour l’employeur ?
Respecter cette obligation n’est pas qu’une question de bienveillance envers les salariés : c’est une condition du caractère collectif et obligatoire de votre régime de protection sociale. Or, ce caractère collectif conditionne lui-même le bénéfice des exonérations de cotisations sociales sur la part patronale finançant la mutuelle et la prévoyance.
En cas de non-conformité, l’URSSAF peut, lors d’un contrôle, réintégrer dans l’assiette des cotisations la totalité des contributions patronales versées pour l’ensemble des salariés. La sanction peut donc être particulièrement lourde, en particulier pour une TPE ou une PME. Point essentiel : la simple mise à jour du contrat d’assurance ne suffit pas à écarter ce risque. C’est l’acte juridique instaurant le régime dans l’entreprise qui doit être conforme.
Les échéances de mise en conformité
L’instruction du 17 juin 2021 a fixé des dates limites de mise en conformité des actes fondateurs du régime, aujourd’hui dépassées :
- pour les régimes mis en place par décision unilatérale de l’employeur (DUE), la conformité devait être assurée au plus tard le 1ᵉʳ janvier 2023 (après report) ;
- pour les régimes issus d’un accord de branche, d’une convention collective, d’un accord d’entreprise ou d’un référendum, l’échéance était fixée au 1ᵉʳ janvier 2025.
Ces dates étant désormais passées, toute entreprise dont l’acte fondateur n’a pas été mis à jour se trouve exposée à un risque de redressement. Si vous n’êtes pas certain de la conformité de vos documents, il est vivement recommandé de les faire vérifier sans attendre.
Quelles démarches concrètes pour être en règle ?
Pour sécuriser votre régime, plusieurs actions sont nécessaires. Il convient d’abord de vérifier que votre contrat d’assurance (mutuelle et prévoyance) intègre bien les cas de maintien prévus par la réglementation, la plupart des assureurs ayant adressé un avenant en ce sens à leurs clients. Il faut ensuite mettre à jour l’acte fondateur du régime (DUE ou accord collectif) pour y inscrire ces obligations de maintien. Enfin, vous êtes tenu d’informer vos salariés de ces modifications, le formalisme d’information faisant partie intégrante de la procédure.
MIA vous accompagne
La conformité d’un régime de protection sociale complémentaire repose sur un équilibre subtil entre le contrat d’assurance, l’acte juridique qui l’instaure et l’information des salariés. La moindre faille dans cet édifice peut coûter cher lors d’un contrôle URSSAF. En tant que courtier-conseil, MIA Assurances accompagne ses entreprises clientes dans l’évolution et la mise en conformité de leurs contrats santé et prévoyance, pour qu’elles conservent à la fois la sérénité de leurs salariés et leurs avantages sociaux et fiscaux.
