La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), anciennement appelée Déclaration Unique d’Embauche (DUE), est une démarche incontournable pour tout employeur avant l’arrivée d’un salarié. Elle permet de respecter les obligations légales et d’assurer la protection sociale du nouvel embauché.
À quoi sert la DPAE ?
La DPAE a pour objectif d’enregistrer votre salarié auprès des organismes compétents, au premier rang desquels l’URSSAF (ou la MSA pour le régime agricole). En une seule formalité, elle permet :
- lors d’une première embauche : l’immatriculation de votre entreprise auprès du régime général de la Sécurité sociale et du régime d’assurance chômage, ainsi que l’adhésion à un service de santé au travail (médecine du travail) ;
- l’affiliation du salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie afin qu’il bénéficie des prestations sociales ;
- l’ouverture des droits sociaux du salarié ;
- la programmation de la visite d’information et de prévention (examen médical d’embauche).
La DPAE constitue par ailleurs un outil de lutte contre le travail dissimulé. C’est aussi le point de départ de la mise en place de la protection sociale de vos salariés : mutuelle santé, prévoyance et retraite supplémentaire.
Comment effectuer une DPAE ?
La déclaration doit être transmise avant l’embauche, et au plus tôt 8 jours avant la date prévue d’entrée en poste. Elle s’effectue en ligne, soit sur urssaf.fr, soit via le portail net-entreprises.fr, de deux façons :
- par saisie d’un formulaire en ligne ;
- par dépôt d’un fichier généré par votre logiciel de paie.
Après transmission, vous recevez un accusé d’enregistrement immédiat. L’URSSAF dispose ensuite de 5 jours ouvrables pour vous adresser l’avis de réception, qui récapitule les informations déclarées et vaut preuve de l’accomplissement de la formalité.
Bon à savoir : si vous avez adressé plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente, la déclaration en ligne est obligatoire, sous peine d’une pénalité.
Quelles informations inclure dans une DPAE ?
Votre déclaration doit mentionner :
- la raison sociale et l’adresse de l’entreprise ;
- le code APE ;
- le numéro SIRET (ou le numéro de liasse si l’immatriculation est en cours) ;
- les coordonnées du service de santé au travail choisi ;
- les informations sur le salarié : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale (s’il est déjà immatriculé) ;
- la date et l’heure d’embauche ;
- la nature et la durée du contrat, ainsi que la période d’essai (pour les CDI et les CDD de plus de 6 mois).
Pour plus de détails, consultez la fiche officielle DPAE sur le site de l’URSSAF.
Quelles sanctions en cas d’oubli ?
En cas d’omission, vous vous exposez :
- au paiement des cotisations sociales dues à l’URSSAF, assorti de majorations ;
- à une pénalité administrative de 1 305 € par salarié concerné ;
- en cas d’absence non intentionnelle, à une amende de 1 500 € (contravention de 5ᵉ classe) ;
- en cas d’omission intentionnelle, à des sanctions pour travail dissimulé pouvant atteindre 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique, et 225 000 € d’amende pour une personne morale.
À noter : à compter de janvier 2027, la DPAE pourra également être effectuée via un signalement dédié dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN), pour les salariés relevant du régime général.
Dans quels cas n’y a-t-il pas de DPAE à effectuer ?
La DPAE est obligatoire pour toute embauche d’un salarié relevant du régime général, quel que soit le contrat (CDI, CDD, contrat saisonnier, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation), et même lorsqu’il s’agit de réembaucher un salarié déjà connu de l’entreprise. Chaque contrat donne lieu à une déclaration distincte : un salarié employé par plusieurs entreprises fait l’objet d’une DPAE par employeur.
Certaines situations échappent toutefois à cette obligation. Vous n’avez pas de DPAE à réaliser auprès de l’URSSAF pour l’accueil d’un stagiaire (qui n’a pas la qualité de salarié), ni lorsque vous recourez à un dispositif simplifié qui l’intègre déjà : le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE), le Titre Firmes Étrangères (TFE) ou le Chèque Emploi Associatif (CEA). Dans ces cas, la déclaration d’embauche est comprise dans la procédure du dispositif.
Comment corriger une erreur sur une DPAE ?
Une erreur dans la déclaration nom, prénom, numéro de Sécurité sociale ou date d’embauche peut retarder l’ouverture des droits sociaux de votre salarié et vous exposer à des sanctions. Il est donc important de la rectifier au plus vite.
En ligne, seules les informations relatives au contrat de travail peuvent être modifiées directement. Pour toute autre correction, vous devez établir une nouvelle DPAE, qui annulera et remplacera la précédente. Si une embauche déclarée ne se concrétise finalement pas, pensez également à en informer rapidement votre URSSAF, en particulier s’il s’agissait d’une première embauche, afin d’interrompre l’ouverture de votre compte employeur.
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La DPAE marque le point de départ de la relation de travail, mais elle ne représente que la première étape des obligations de l’employeur en matière de protection sociale. Une fois le salarié déclaré, vous devez mettre en place les garanties collectives prévues par la loi et votre convention collective : mutuelle santé, prévoyance et, selon les cas, retraite supplémentaire et épargne salariale. Cabinet de courtage spécialisé en protection sociale, MIA Assurances vous conseille sur les solutions adaptées à la taille de votre entreprise et à votre secteur, pour sécuriser vos équipes tout en maîtrisant vos coûts.
