Si vous n’êtes pas familier avec les formalités françaises à réaliser en cas d’arrêt de travail, MIA Assurances vous propose un tour d’horizon des démarches à effectuer pour déclarer un arrêt de travail et comprendre les modalités d’indemnisation grâce à la garantie Prévoyance.
En 2025, les règles se sont durcies : délais plus stricts, formulaires sécurisés obligatoires et nouvelles dispositions concernant les congés payés. Ce guide vous explique pas à pas les obligations de l’employeur, les nouveautés réglementaires et les bonnes pratiques pour éviter tout retard ou perte de droits.
Déclarer un arrêt de travail : est-ce nécessaire ?
Si vous avez souscrit un contrat de Prévoyance pour vos salariés, ces derniers bénéficient d’un maintien de leur salaire en cas d’arrêt de travail.
Lorsqu’ils vous signalent leur arrêt de travail, ils sont tenus de fournir un Certificat Médical d’arrêt de travail certifié par leur médecin indiquant la durée de l’arrêt prescrit. Il est ensuite de votre responsabilité, en tant que Responsable Ressources Humaines, ou Dirigeant, de déclarer cet arrêt auprès de l’assurance maladie et de votre contrat d’assurance entreprise. Cette déclaration est indispensable pour déclencher l’indemnisation.
⚠️ Nouveauté 2025 : tout retard dans la transmission du certificat ou des prolongations entraîne la perte des indemnités pour les jours non couverts. La prolongation doit être prescrite avant la fin du précédent arrêt et envoyée sous 48h.
Déclarer un arrêt de travail : comment faire ?
Les étapes à suivre pour déclarer un arrêt de travail en tant que employeur :
1 – Déclaration auprès de l’assurance maladie
Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, la première étape consiste à effectuer la déclaration auprès de l’Assurance Maladie.
- Vous disposez de 48 heures pour transmettre l’information via la DSN (Déclaration Sociale Nominative).
- Ensuite, vous devez envoyer le certificat médical d’arrêt de travail ainsi que l’attestation de salaire dans un délai de 5 jours.
Cette attestation est essentielle car elle permet à la Sécurité sociale de calculer le montant des indemnités journalières en fonction du salaire habituel du salarié.
📌 Les modèles d’attestation sont disponibles sur ameli.fr.
2 – Déclaration auprès de l’assureur
Une fois la formalité auprès de l’Assurance Maladie accomplie, il est indispensable d’informer votre assureur Prévoyance.
- Consultez les Conditions Particulières de votre contrat pour connaître la durée de la franchise (généralement 30, 60 ou 90 jours).
- Même si la franchise n’est pas écoulée, nous recommandons de déclarer l’arrêt dès le début afin de « prendre date » et éviter tout litige ultérieur.
- Lorsque la franchise est atteinte, l’assureur versera les indemnités prévues par votre contrat.
3 – Documents à transmettre auprès de l’assureur :
Pour que votre dossier soit complet, vous devrez fournir :
- Le formulaire de déclaration d’arrêt de travail fourni par l’assureur.
- Le questionnaire médical confidentiel, rempli par le médecin et envoyé directement à l’assureur.
- Les 12 derniers bulletins de salaire du salarié.
- Le décompte des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale.
⚠️ Attention : depuis juillet 2025, si la transmission n’est pas électronique, le certificat médical doit obligatoirement être établi sur le nouveau Cerfa sécurisé (avec hologramme et encre magnétique). Les scans ou photocopies sont désormais refusés et peuvent être considérés comme falsification.
Indemnisation arrêt de travail : comment ça fonctionne ?
En cas d’arrêt de travail, deux scénarios sont possibles. Dans la majorité des cas, l’employeur choisit de maintenir le salaire du salarié. Celui-ci continue donc de percevoir sa rémunération habituelle, et l’employeur reçoit en contrepartie les indemnités de la Sécurité sociale et de la Prévoyance. Dans d’autres situations, le salarié perçoit directement les indemnités journalières de la Sécurité sociale, complétées par celles de la Prévoyance.
Il est important de vérifier les délais de carence prévus par votre contrat : la Prévoyance ne prend en charge les indemnités qu’une fois la franchise écoulée.
Conséquences d’un retard de déclaration d’arrêt de travail.
Un retard ou une absence de déclaration peut avoir des conséquences lourdes. L’assureur peut refuser partiellement ou totalement l’indemnisation, ce qui obligera l’employeur à maintenir le salaire du salarié sans bénéficier de la compensation prévue par le contrat.
Depuis 2025, la tolérance pour les prolongations tardives a été supprimée : tout retard entraîne la perte des indemnités pour les jours non couverts.
Nouveautés à retenir pour 2025
Les règles se sont durcies :
- Les délais sont stricts : 48 heures pour la CPAM, 30 jours pour l’assureur.
- Le formulaire Cerfa sécurisé est obligatoire pour les certificats papier.
- Les congés payés sont désormais reportables en cas de maladie pendant les vacances.
- La tolérance pour les prolongations tardives ou les interruptions entre deux arrêts a disparu.
Le cabinet de courtage MIA Assurances reste à votre disposition pour vous renseigner plus précisément sur la procédure à appliquer, conformément au contrat d’assurance que vous aurez souscrit.