Depuis le 1er janvier 2025, toutes les entreprises du secteur privé ayant mis en place un contrat de mutuelle santé, prévoyance ou retraite via une Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) doivent impérativement avoir mis à jour ce document pour rester en conformité URSSAF. Cette mise à jour est essentielle pour conserver les exonérations de cotisations sociales liées aux régimes collectifs.
Pourquoi la DUE est-elle obligatoire en 2025 ?
La DUE est l’un des trois moyens juridiques permettant de formaliser la mise en place d’un régime collectif de protection sociale :
- Par accord d’entreprise,
- Par référendum,
- Ou par DUE, lorsque l’employeur décide seul de mettre en place un contrat collectif.
Ce mode de mise en place est très courant, notamment dans les TPE et PME. Mais pour que la DUE soit valide et opposable, elle doit respecter un formalisme strict, tant sur le fond que sur la forme.
Les deux mentions obligatoires à intégrer dans la DUE en 2025
Conformément à l’instruction ministérielle du 17 juin 2021 (n°DSS/3C/5B/2021/127), la DUE doit désormais inclure deux mentions essentielles :
- Le maintien des garanties pendant la suspension du contrat de travail
Cela concerne les cas de congé parental, arrêt maladie, congé sabbatique, etc. Si le salarié bénéficie d’un maintien total ou partiel de salaire, les garanties santé et prévoyance doivent continuer à s’appliquer. - La redéfinition des catégories objectives de salariés
Les catégories doivent être définies selon les critères de l’ANI de 2017, et non plus ceux de la classification de 1947. Cela implique une distinction claire entre cadres et non-cadres, mais aussi une prise en compte des fonctions, niveaux de responsabilité ou statuts conventionnels.
Quels risques en cas de non-conformité URSSAF ?
En cas de contrôle URSSAF, l’absence de mise à jour ou de preuve de remise de la DUE aux salariés peut entraîner :
- Un redressement des cotisations sociales sur les contributions patronales,
- La perte du caractère collectif et obligatoire du régime,
- Des sanctions financières pouvant impacter lourdement la trésorerie de l’entreprise.
Pour éviter cela, il est impératif de :
- Rédiger une DUE conforme aux exigences légales,
- La transmettre à chaque salarié concerné,
- Conserver une preuve de remise (courrier, signature, bulletin de paie, remise en main propre).
Formalités RH à respecter pour une DUE conforme
Pour être en règle, votre DUE doit contenir les éléments suivants :
- Les bénéficiaires du contrat : salariés concernés, ayants droits éventuels.
- Les garanties et cotisations : nature des prestations, niveau de couverture, répartition employeur/salarié.
- Les modalités de maintien en cas de suspension du contrat : congés, arrêts maladie, etc.
- La date d’effet et la durée du contrat : avec mention de la reconduction ou de la révision.
- Les cas de dispense : selon les règles URSSAF (mutuelle du conjoint, contrat individuel, CDD court…).
- Les catégories objectives : selon les critères de l’ANI 2017.
Comment prouver la conformité URSSAF ?
La conformité ne repose pas uniquement sur le contenu de la DUE, mais aussi sur sa diffusion et sa traçabilité. Voici les bonnes pratiques RH à adopter :
- Archivage numérique ou papier de la DUE signée ou remise.
- Mention sur le bulletin de paie ou dans le dossier salarié.
- Communication claire lors de l’embauche ou de la mise en place du contrat.
- Mise à jour annuelle en cas de modification des garanties ou des catégories.
DUE obligatoire 2025 : un enjeu RH stratégique
Au-delà de la conformité URSSAF, la DUE est un outil RH structurant. Elle permet de :
- Formaliser les engagements de l’employeur,
- Clarifier les droits des salariés,
- Renforcer la transparence dans la politique de protection sociale.
Dans un contexte de renforcement des contrôles URSSAF et de sensibilité accrue aux avantages sociaux, les entreprises ont tout intérêt à sécuriser leurs pratiques.
Accompagnement et audit de conformité
Pour sécuriser votre DUE, il est recommandé de :
- Faire appel à un courtier spécialisé ou à un juriste en protection sociale,
- Réaliser un audit de conformité URSSAF,
- Mettre en place un processus RH clair pour la rédaction, la diffusion et l’archivage.
Chez MIA Assurances, nous accompagnons les entreprises dans la mise en conformité des DUE, la rédaction des documents, et la gestion des formalités RH associées.
Anticiper pour sécuriser
La DUE obligatoire 2025 est bien plus qu’un document administratif : c’est un levier de conformité URSSAF et un outil RH stratégique. En respectant les formalités RH requises, les entreprises peuvent :
- Préserver leurs exonérations sociales,
- Éviter les redressements,
- Renforcer la confiance des salariés,
- Et structurer durablement leur politique de protection sociale.
Anticiper, formaliser et communiquer : telles sont les clés pour transformer une obligation réglementaire en bonne pratique RH, tout en consolidant la relation employeur-salarié sur le long terme.
Cette démarche proactive permet également de renforcer la transparence interne, d’aligner les pratiques avec les exigences légales, et de valoriser l’engagement de l’entreprise envers ses collaborateurs.
Besoin d’aide pour rédiger votre DUE ? Consultez notre article : Rédiger une décision unilatérale de l’employeur