Vous travaillez dans un cabinet de paye, ou un département RH au sein de la paye, et vous déclarez mensuellement les charges de vos salariés pour envoyer les informations aux organismes de complémentaire Santé, Prévoyance et Retraite complémentaire. Depuis la mise en place de la DSN, il convient de bien suivre les différentes étapes du paramétrage. Si ce nouveau format d’échange de données informatiques a pour vocation de faciliter la déclaration, il faut rester vigilant sur un certain nombre de paramètres qui peuvent engendrer des anomalies.
LA FICHE DE PARAMETRAGE : un élément indispensable
La fiche de paramétrage est un document fourni par votre organisme assureur (mutuelle et/ou prévoyance) tous les ans, et qui doit être scrupuleusement renseigné afin de mettre en place la DSN.
Ce document est mis à jour tous les ans, et est mis à disposition sur votre espace Net-Entreprise.fr, dans la section « Services complémentaires » puis « Organismes complémentaires ». Il est important que vous le téléchargiez, au format .xml ou .pdf chaque année pour l’intégrer à votre logiciel de paye.
Pour effectuer votre Déclaration Sociale Nominative, vous pourrez soit intégrer automatiquement la fiche au format .xml dans votre logiciel de paye, ou intégrer manuellement la fiche au format .pdf dans votre logiciel de paye. Attention, une erreur de saisie est vite arrivée en cas de saisie manuelle !
LA DSN : les éléments importants pour un bon fonctionnement
Nous vous recommandons de bien vérifier ces différents éléments pour que la DSN se fasse de façon fluide, sans incident :
- faire votre déclaration avant le 5 ou le 15 du mois en fonction de vos effectifs (voir notre article présentant les bases de la DSN)
- avoir envoyé à votre organisme assureur un mandat de prélèvement SEPA signé accompagné d’un RIB,
- indiquer dans votre déclaration le code Option prévu dans la fiche de paramétrage,
- reporter les taux de cotisations actuels,
- ne pas oublier de déclarer vos contrats de surcomplémentaires obligatoires,
- avoir mis à jour le PMSS,
- bien vérifier tous les mois votre fichier de dépôt car il peut toujours y avoir un soucis,
Votre organisme assureur reçoit et traite les données à partir de votre déclaration.
Astuce : nous vous recommandons d’activer l’alerte sur le site de Net-Entreprises vous permettant d’être informés lors de la mise à disposition de nouvelles fiches de paramétrages par votre assureur.
Quelques conseils pour éviter les anomalies
- pensez à bien mettre à jour vos données sur Net-Entreprises,
- actualisez votre SIRET si besoin ou s’il n’est pas renseigné : il est indispensable !
- votre logiciel de paye doit respecter les normes NEODES.
Si vous avez besoin d’aide pour la mise en place de votre DSN, ou pour l’actualisation de vos données chaque année, le cabinet MIA Assurances est a votre disposition pour vous accompagner dans ces différentes étapes.